Automatiza informes con Portant Data Merge

Una extensión de Google Chrome que he descubierto hace relativamente poco y que me va a ayudar mucho el otoño-invierno que viene.

Yo trabajo con mucho con Google Sheets, con la hoja de cálculo de Google y el otro día me pedían, para una formación que tengo que hacer, unos informes para cada uno de los alumnos. Entonces, evaluando un poco el proceso, es decir, tengo que hacer un informe para cada alumno con unos ítems que me daba mi cliente. Me decía mira, “tendrás que hacer una recomendación de este alumno cuando haya acabado esta formación sobre estos temas”. Y me dije “¿cómo puedo agilizar todo este proceso que no sea entrar a hacer un informe de cada uno directamente un nuevo documento en un Google Docs, por ejemplo?”.

Explorando en Google Workspace en el marketplace que hay de la Chromestore encontré una aplicación que es Portant Data Merge y lo que hace esta extensión es lo siguiente: a través de una hoja de cálculo típica de columnas. Imaginaos un ítem tipo nombre del alumno, especialidad y recomendaciones. Tres columnas muy básicas y yo en estas columnas ya puedo entrar información a lo largo del curso, como puede ser el nombre del alumno, observaciones y después al final se tiene que hacer una evaluación de este alumno y lo pondré en otra columna y en otras filas. Cada fila, cada nombre de alumno y cada uno con su evaluación final.

Esto lo tengo en una hoja de cálculo y después con Portant Data Merge lo que hago es exportar estos datos a un Google Docs. Y cada alumno tiene su Google Docs, lo que te facilita Portant Data Merge es la creación de un template, una plantilla que tú puedes maquetar como quieras. Es una hoja en blanco de Google Docs y ahí puedes poner el log, tendrás que ir definiendo cada una de estas celdas, de estos campos que tú quieras definir en ese report y poco más.

Entonces genera cada uno de los docs, o sea, cada uno de los reports para cada alumno y hasta puedes crear un PDF y hasta podrías enviar un email a cada uno de los alumnos si uno de los campos fuera el email, pues podrías definir este envío vía email con el adjunto del PDF o del Google Docs o con el enlace a Google Drive con acceso a Google Docs. 

Una automatización que me pareció súper válida y ya la tengo montada. Creé una plantilla en previsión de la generación de estos informes que os comentaba.

Vale la pena investigar herramientas que nos pueden ayudar a agilizar procesos que ya de entrada vemos que nos van a ocupar tiempo, porque a mí cuando me saltó la alarma. Sabía que esto se tiene que hacer, porque al finalizar un curso tenemos que presentarlo y es una condición que se tiene que cumplir. Es una exigencia del cliente, pero en previsión tenemos que pensar en cómo agilizar este proceso para cuando nos encontremos en esa situación, pues dedicarle el mínimo tiempo posible con trabajo habremos hecho antes introduciendo estos datos en esta hoja de cálculo.

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