¿Por qué automatizar procesos?

Algunas de las herramientas que existen en el mercado automatizan completamente un proceso, mientras que otras no lo automatizan por completo, sino que lo simplifican para que se pueda ejecutar con menos tiempo. 

Independientemente de la etapa en la que te encuentres, deseo que encuentres al menos una herramienta que puedas implementar para facilitarte un poco la vida en tu negocio.

¿Por qué automatizar?

Curiosamente, a pesar de los avances tecnológicos que nos rodean, muchas personas hoy están más ocupadas que nunca. La frase más común que me encuentro cuando finalizo una sesión de consultoría o un taller es: “Desconocía todo lo que me puede aportar la automatización digital, realmente no tenían idea de cómo hacerlo hasta hoy”.

Si bien las personas han escuchado que hay excelentes herramientas de productividad para ayudarles a automatizar sus procesos internos y comerciales, a menudo están tan ocupadas, desconectadas o intimidadas por la tecnología que no han investigado más sobre cómo la automatización podría beneficiarles. 

A veces ni siquiera saben lo que pueden automatizar o piensan que significa contratar más personal o gastar mucho dinero, cuando en realidad estas dos partidas se reducen drásticamente.

Estamos en un momento en que el aumento de nuevas y pequeñas empresas es proporcional al aumento de herramientas disponibles para apoyar tus procesos empresariales: gestión, administración, comercial, ventas, facturación, atención al cliente...

Echemos un vistazo a lo que está sucediendo actualmente: casi todos los compradores de software de pequeñas empresas están comprando software de automatización de marketing (marketing automation) por primera vez. Aunque el 47% todavía utiliza métodos manuales para gestionar sus acciones comerciales, también sabemos que un porcentaje aún mayor sigue utilizando sistemas manuales para tareas como la facturación y el servicio de atención al cliente. 

Esto representa horas de tiempo perdido que podrían gastarse mejor en actividades de crecimiento para el negocio, o incluso más tiempo personal para los emprendedores.

 

Este es uno de los principales beneficios de la automatización: la capacidad de aprovechar el tiempo, tu tiempo. 

Después de todo, si decidiste perseguir un sueño y empezar tu propio proyecto, digo yo que no cambiaste un trabajo de 40 horas a la semana por el deseo de trabajar 70 horas a la semana en tu propio proyecto, ¿verdad?.

La automatización te ayudará a salir de ese ciclo, recuperar el tiempo y dedicar más tiempo a trabajar con otro enfoque estratégico en lugar de focalizarte en la producción y gestión de tu negocio. 

De lo que realmente estamos hablando es de sistematización

Piensa en todas esas cosas que haces en tu negocio repetidamente. Éstas son las cosas a las que apunta la automatización. Por ejemplo, ¿repites cierta formación al personal una y otra vez? ¿O tal vez sigues respondiendo las mismas preguntas para los clientes? Éstas son algunas cosas que deben documentarse y automatizarse. 

La sistematización te permite llegar a más personas en menos tiempo. 

Todos hemos escuchado el término "trabajar de manera más inteligente y más fácil". La clave es tener las herramientas y sistemas correctos para que tu negocio esté automatizado o al menos lo más simplificado posible. 

Por los datos, tus datos, la información bien gestionada y optimizada, lo del Big Data, llámale Small Data si quieres, pero mímalos al máximo porque son tuyos.

La última razón por la que debes automatizar es simplemente minimizar o eliminar el error humano y, por lo tanto, mantener los costes bajos

Aquí hay un ejemplo que quizás te suene; ¿Cómo lo haces para organizar tu contabilidad? Supongamos que ingresas todas sus transacciones manualmente en una hoja de cálculo de Excel, luego pasas esa hoja de cálculo a tu gestoría para el cálculo de impuestos de fin de trimestre. Existen herramientas de contabilidad con los documentos oficiales que requiere la administración para la presentación de impuestos que se pueden trabajar en la nube, tú y tu gestor trabajando colaborativamente y en tiempo real, para visualizar y resolver cualquier imprevisto de última hora. ¿Suena bien verdad? Pues sí, además de ser muy fácil.

No tengas miedo de una nueva herramienta. Tendrás unos días para aprender sus funcionalidades, una vez la conozcas a fondo no repetirás muchas tareas y allí irás ganando tiempo para tí.