Simplifica, organiza y domina tu vida digital

En esta guía verás cómo implementar el Método PARA de Tiago Forte

¿Qué es el método PARA?

PARA es una metodología para organizar información y actividades digitales de una manera simple, útil y flexible.

PARA en sí es un acrónimo que significa “Proyectos”, “Áreas”, “Recursos” y “Archivos”, que son las cuatro categorías principales que lo componen.

El sistema fue desarrollado por Tiago Forte. Tiago desarrolló el sistema como una forma de ayudarle a gestionar su conocimiento y trabajar en su trabajo de consultoría.

Desde entonces, PARA se ha convertido en parte del sistema ‘Building a Second Brain (Construyendo un Segundo Cerebro)’ que Tiago también creó y popularizó.

El sistema PARA no es tanto un sistema de productividad sino un método de organización.

La idea es que al tener toda tu información digital bien organizada, puedas recuperarla fácilmente para que sea productiva, creativa y efectiva, dependiendo de tus objetivos específicos.

¿Cómo funciona el método PARA?

El método PARA funciona agrupando la información en cuatro categorías principales. ‘Proyectos’, ‘Áreas’, ‘Recursos’ y ‘Archivos’.

Los proyectos son la categoría más procesable y los archivos la menos.

Proyectos

Aquí es donde irán tus proyectos activos.

Los proyectos se definen como una colección de tareas que están conectadas a un objetivo y tienen una fecha límite establecida. Estas son las actividades concretas que desea o necesita realizar.

PARA comienza con proyectos y no con tareas como una forma de darle más estructura al sistema y facilitar la alineación de las actividades con los objetivos.

Simplemente, es más fácil agrupar tareas por proyecto y ver el progreso de un puñado de proyectos frente a docenas de tareas individuales.‍

Áreas

La sección áreas representa actividades en curso sin fecha límite establecida. Como finanzas, contenidos, ventas, salud.

Estas deberían ser tareas que requieran mantenimiento y atención constantes. De esta sección generalmente surgirán nuevos proyectos como resultado de ese mantenimiento continuo.‍

Recursos

Esta sección es para guardar información sobre temas que sean interesantes o útiles para ti.

Como sugiere el nombre, se trata de información que te gustaría conservar y consultar en el futuro. Los elementos de aquí podrían alimentar áreas nuevas o existentes que te gustaría explorar activamente.

También puedes considerarlo como tu biblioteca donde recopilar información para luego usarla, transformarla o reutilizarla de alguna manera.

Una diferencia clave entre recursos y áreas es que los recursos deben ser informaciones que te interesen, mientras que las áreas están destinadas a cosas de las que es responsable.‍

Archivos

Por último, en los archivos es donde colocarás los elementos de las otras tres categorías que se han completado o que ya no están activos. Como por ejemplo proyectos completos, áreas que ya no están activas o recursos que ya no te interesa mantener activamente.

Los archivos sirven como un registro histórico de tus actividades e intereses pasados.

Esto puede servirle en el futuro como lugar para revisar actividades pasadas y reutilizar elementos útiles.

Entonces, una vez que comprendas la estructura del método PARA, ¿cuándo y cómo utilizarlo realmente?.

Tiago recomienda actualizar el sistema en lo que él llama “just-in-time organization (organización justo a tiempo)”.

Básicamente, eso significa que organizas las cosas en tu sistema como una consecuencia natural de tu trabajo y necesidades.

En lugar de programar períodos de tiempo específicos para realizar la organización, simplemente comienza a trabajar con tu sistema y organízate sobre la marcha.

Esto tiene sentido si se considera que, en esencia, el método PARA consiste en organizar la información, no en gestionar la productividad.

Dedicar tiempo a mantener tu sistema impecable y perfectamente organizado por sí solo no te sirve de nada. En cambio, trabajar en lotes a medida que ingresas información en tu sistema o necesitas extraer información de él. es más eficiente.

Flujos de información

A medida que utilices tu sistema, notarás que hay varios flujos de información en marcha. Los artículos pasarán de una categoría a otra y viceversa.

Los elementos que empiezan como proyectos pueden convertirse en áreas que necesitarás mantener, o generarás recursos que querrás usar más adelante y, finalmente, el proyecto en sí terminará en el archivo una vez que haya terminado.

Las áreas de las que eres responsable generarán nuevos proyectos, probablemente te toparás con recursos interesantes y útiles que querrás conservar y, una vez que un área ya no sea tu responsabilidad, terminará en el archivo.

Los recursos se acumularán hasta que decidas convertirlos en proyectos o áreas si decides que quieres trabajar en ellos continuamente.

Y los archivos podrían resultar útiles en el futuro como fuente de inspiración o como documentos que podrás reutilizar.

Las áreas o recursos archivados pueden volverse relevantes en algún momento en el futuro y te alegrarás de haberlos conservado, lo que facilita desempolvarlos y volver a colocarlos en sus áreas o categorías de recursos.

¿Cómo empezar a utilizar el método PARA?

Como puedes ver, el método PARA es bastante sencillo. No hay muchas piezas móviles y la estructura que hay es relativamente sencilla de entender.

La forma más sencilla de comenzar sería hacer una lista con las 4 categorías principales, comenzando con las más prácticas en la parte superior y avanzando hacia abajo.

Una cosa que no forma parte estrictamente del método PARA es una bandeja de entrada.

A medida que comienzas a poner información en tu sistema, puedes decidir que no es necesario y que está bien poner las cosas directamente donde van en tiempo real.

Para todos los demás, recomendamos agregar una bandeja de entrada (Inbox) en la parte superior de las cuatro categorías como un lugar para descargar información rápidamente y luego organizarla.

La idea es que a medida que avanza el día y encuentras información que deseas colocar en tu sistema, puedes simplemente colocarla en tu bandeja de entrada (Inbox) sin tener que pensar dónde debe ir.

Luego, cuando tengas un momento para hacer algo de esa organización “Just-in-time”, comiences desde la bandeja de entrada, ver si hay algo que deba organizarse y luego pase a la categoría desde la que iba a trabajar.

Y eso es realmente todo lo que hay que hacer para empezar.

Mientras te organices sobre la marcha y según necesites las cosas, tu sistema se organizará poco a poco.

Algunos consejos al utilizar el método PARA

Capturar elementos en la web

Algunas aplicaciones, como Notion o Evernote, tienen un web clipper disponible para Google Chrome. Esto hace que sea aún más fácil capturar elementos en tu bandeja de entrada cuando estás en la web. Entonces, si usas Chrome, vale la pena revisar si las aplicaciones que usas tienen una extensión en el navegador.

Si bien la búsqueda global en la mayoría de aplicaciones es intuitiva y àgil, vale la pena considerar agregar etiquetas a las “carpetas” en tus proyectos, áreas, recursos y secciones de archivo.

Esto hace que sea más fácil hacer clic en esas etiquetas y detectar elementos que se encuentran en secciones de su sistema que has olvidado y que ahora podrían volver a ser útiles.

Esto se vuelve más útil a medida que los elementos pasan de la sección de áreas y recursos al archivo.

Tener una rica base de conocimiento es genial, pero si olvidas que existe, no será de mucha utilidad.

Si etiquetas los elementos, puedes simplemente buscar la etiqueta incluso antes de empezar un nuevo proyecto para ver si hay algo útil en tu sistema que puedas reutilizar.‍

Archivos “grandes”

Si bien es posible que te sientas tentado a simplemente volcar todo en el gestor de tareas / aplicación de notas (Notion, Evernote, Apple Notes…), hay casos en los que es mejor guardar cierta información en otro lugar.

Si ya utilizas aplicaciones como Google Drive o Dropbox, tiene sentido dejar esos elementos allí y vincularlos al archivo.

Recuerda que muchas aplicaciones son multiplataforma y tienen una aplicación web sólida, por lo que vincular a aplicaciones web externas funcionará bien; no tiene sentido duplicar archivos entre aplicaciones. Manteniendo la jerarquía PARA para las carpetas en el sistema que hayas elegido (Drive, Dropbox…).