¿Qué debo automatizar? Procesos y herramientas

La automatización nos enfoca a automatizar las tareas, las actividades y el flujo de trabajo de marketing diario. En realidad estamos hablamos de la planificación, ejecución, monitorización y análisis operativo de la Automatización del Marketing.

 

Enfocados a la automatización de lo repetitivo, lado rutinario de la planificación, ejecución, monitoreo y análisis, utilizando la habilidad de integración para hacerlo con diferentes herramientas para alcanzar procesos ágiles desde la planificación de marketing hasta su ejecución y evaluación de rendimiento.

Una herramienta de Marketing Automation incluye las siguientes funcionalidades:

  • Automatización de mensajes para email.
  • Automatización de publicaciones en social media
  • Automatización de entrega de propuesta.
  • Automatización de acciones a seguir.
  • Automatización de alertas de ventas.
  • Seguimiento de interacciones de clientes.
  • Automatización de ejecución y monitoreo de campaña. 
  • ...

 

Cualquier persona en cualquier negocio online puede automatizar como mínimo un proceso por lo que deberías ver lo que potencialmente puedes automatizar para liberar más tiempo, pero veamos algunos ejemplos específicos. 


Gestión de clientes

En primer lugar, ¿tienes una lista de tus clientes en una hoja de cálculo con los detalles de cada uno (nombre, apellidos, email, dirección, teléfono…) o dispones de un montón de tarjetas de contacto en tu mesa de trabajo? En caso afirmativo, ten en cuenta que desde ahora mismo eres un buen candidato para la automatización. 


Con uno de los muchos CRM que existen puedes empezar a ordenar tu base de contactos. Si los tienes por ejemplo en tus contactos de Gmail los podrás exportar y luego importar a multitud de herramientas optimizadas para gestionar tus contactos. 



Generación de leads

¿Cómo se generan nuevas oportunidades y clientes potenciales? Si todavía haces muchos golpes de puerta “fría” (teléfono, visitas) y no tienes ningún sistema configurado para incorporarlos automáticamente, ¡entonces la automatización de tu generación de leads debería estar en tu lista!.


Con Zapier o Integromat puedes hacer de todo menos cocinar. Son dos herramientas clave para incorporar en tu día a día y que te van a ayudar a ordenar estos leads de captación.

 

 


Email

Cuando se trata de enviar correos electrónicos a clientes, ¿envías manualmente correos electrónicos a tu lista de clientes? O, lo que es peor, ¿no envías correos electrónicos a tus clientes / clientes potenciales? Oioioi.. si así es, vamos para bingo… 

MailChimp, Mailerlite o ActiveCampaign son herramientas con las que puedes empezar a organizar tus contactos y optimizar la gestión de envió de emails.



Gestión citas

¿Cuántos correos necesitas para cerrar una reunión con un potencial cliente? ¿Cuánto tiempo destinas a gestionar el calendario de citas con clientes?. Existen herramientas que te permiten cerrar esa cita sin hacer ningún tipo de gestión administrativa. Y lo mejor es que el cliente quedará encantado de la agilidad de tu gestión automatizada.

Calendly o youcanbook me son dos gestores de citas online con los que además de automatizar tus reuniones, si lo requieres, también podrás gestionar el pago online de las mismas.


Aceptar pagos

¿Cómo aceptas los pagos de tu negocio? ¿Siempre es por transferencia bancaria, giro bancario o en persona? Si es así, no está mal pero se puede mejorar porque esto significa que una persona siempre tiene que estar presente para aceptar pagos. ¿No sería genial si los pagos llegaran y no tuvieras que estar involucrado/a? Imagínate despertarte por la mañana y descubrir que tu negocio está haciendo dinero mientras duermes... 

Con Stripe podrás aceptar pagos online, cómo no PayPal, también SendOwl funciona perfectamente y es súperfácil definir productos/servicios, también pagos fraccionados o membresías. ¿Alguién da más? ;-)



Facturación

Junto con la forma en que realizas los pagos, ¿cómo funciona la facturación para tu negocio? Si estás enviando facturas manualmente el día que toque de cada mes, ¡considera agregar esto a tu lista de automatizaciones!.

Factura Directa o Holded son mis preferidas para esta parte del negocio. 



Comentarios de los clientes

¿Cómo te hacen comentarios los clientes? Si realmente tienes que solicitar comentarios, esto afecta a tu tiempo. Si no tienes un sistema automatizado, te encontrarás que el único comentario voluntario que recibas sea el de una queja de tu negocio (no es broma, está estadísticamente probado y te podría contar casos reales). Te suena lo de la reputación online. Algunos negocios han caído sólo por las reseñas que obtienen en Google My Business o en Trip Advisor. Así que si esto te suena bien, ¡agrégalo a la lista!


Échale un vistazo a IFTTT. Verás la facilidad con la que puedes monitorizar estos comentarios. 


Redes sociales

¿Terminas pasando demasiado tiempo en las redes sociales en relación con tu negocio? O, ¿te encuentras pasando mucho tiempo mirando videos y memes cuando creías que estarías creando publicaciones para tu negocio? Hay algunas herramientas excelentes para ayudarte a automatizar gran parte de tus redes sociales.


Hootsuite, Buffer o Mention son tres aplicaciones que te pueden ayudar a gestionar y planificar tu calendario de redes sociales. También a monitorizar la escucha activa en tu entorno online.


Contabilidad

¿Tienes una caja de zapatos o un archivador cerca del ordenador lleno de recibos y facturas de papel? Si tienes algún tipo de sistema manual para tu contabilidad, te muestro opciones digitales para ganar tiempo en tu día a día para la contabilidad de tu empresa.


Billin o Contasimple son herramientas en la nube que te encantaran y te haran difícil la elección. 



Presupuestos

Otra excelente automatización es la redacción de presupuestos: ¿pasas mucho tiempo escribiendo propuestas para tus potenciales clientes? Sé sincero/a :-P  Hay algunos sistemas de propuestas automatizadas brillantes. 

Factura Directa, además de la facturación de tu empresa, también te ayuda a agilizar este procedimiento.



Bases de datos

¿Pasas tiempo ingresando algún tipo de datos manualmente, ya sean datos contables u otros? Si es así, ¡la automatización podría ser un verdadero ahorro de tiempo para ti!.


¿Te reconociste a ti misma/o o a tu empresa en uno o más de estos ejemplos? Si es así, asegúrate de haberlos anotado para que puedas empezar a desarrollar tu plan para automatizar.