Calculadora de productividad para tus reuniones

Una herramienta que tenéis dentro de Automatízalo y la saqué de una aplicación que descubrí que es Calconic y de la que os hablé en un episodio.

Esta herramienta es la calculadora de costes de no-automatizar. Con este cálculo que aquí propongo lo que sabremos es el dinero que destinamos a la gestión de reuniones. 

Con solo tres parámetros y con una fórmula muy básica podemos saber el coste anual que dedicamos a la gestión de estas reuniones. Un parámetro es “¿cuántas reuniones de media tienes cada semana?”, las que sea las introducimos en el cajetín. Pueden ser cuatro o cinco, dos, las que sean. “¿Cuánto tiempo destinas a la gestión de cada reunión?” En minutos de cada reunión, no de todas las reuniones de la semana, sino de cada reunión. Pensad en el tiempo que destinas a WhatsApp, a un email, a una presentación, a una conversación, el tiempo que sea en minutos pueden ser cinco, pueden ser 60 minutos, una hora por reunión y después te pide introducir el precio por hora, el precio por hora tuyo, el precio por hora del trabajador que gestiona tus reuniones, del assistant, de la secretaria…

Con estos tres parámetros nos sale un valor. Ese valor os puedo asegurar que será muy superior a la herramienta que yo propongo para gestionar las reuniones, en este caso ya os he hablado más de una vez de ella, que es Calendly. Hay otras alternativas a Calendly, pero lo yo la que implemento para los clientes es Calendly. 

Precios de Calendly

Calendly tiene un plan anual que si calculas el precio mensual son 9 euros al mes. El plan anual se va 119 euros si transformamos estos dólares en euros.

Y os digo yo que este cálculo que encontraréis en la calculadora se va a más de 1000 euros con números muy acotados, muy bajos. 

Y lo que hace Calendly pues ya os lo podéis presuponer, es agilizar esta gestión. Es decir, enviamos un enlace y ahí esa persona escoge el día y la hora para hacer una reunión contigo con el canal que hayas predeterminado, que puede ser la presencia física o puede ser una presencia online. Le enviamos el enlace de Zoom, de Google Meet, etcétera. Puedes también implementar ahí un sistema de pago. Se puede implementar un sistema de pago vía Stripe o vía PayPal. 

Una gestión que se agiliza mucho con una herramienta con unos costes muy contenidos, con unos planes anuales o mensuales, lo que desees. Pero es la realidad es ésta. Podemos analizar los costes que se derivan de la gestión diaria de ciertas tareas vemos en la que se nos va el tiempo y el dinero.

La alternativa es buscar la herramienta o el proceso de tareas donde detectamos esta huida de tiempo y de dinero y encontrar las herramientas adecuadas para arreglarlo.